bookingkit Buchungen in Outlook und Google Kalender: alle Erlebnisse in einem Kalender

bookingkit gibt Ihnen unter „Kalender Sync“ einen iCal-Link, mit dem Buchungen in Outlook, Google Kalender oder Apple Kalender erscheinen. Viele Anbieter legen den Feed je Erlebnis an: eine Führung, ein Workshop, ein Kindergeburtstag, jeweils ein Link. Dann hat das Team zwölf Kalender in Outlook und niemand weiß, welcher gerade ausgeblendet ist. Diese Anleitung zeigt, wie Sie alle bookingkit Buchungen in einem Kalender zusammenführen, den Mitarbeitende einmal abonnieren und der jede Buchung mit dem Namen des Erlebnisses zeigt. Derselbe Kalender lässt sich auch auf Ihrer Website einbetten.

Ein Feed oder viele?

Der bookingkit-Feed enthält standardmäßig alle Erlebnisse. Sie können ihn aber auf ausgewählte Erlebnisse beschränken, und das hat gute Gründe: Die Guides für die Erlebnisausstellung wollen nur ihre Führungen, der Veranstaltungsraum nur die Firmen-Events, und auf der Website sollen nur die öffentlichen Termine stehen. Sobald es mehrere Feeds gibt, braucht die Leitung wieder die Gesamtsicht. iCal Merge liefert sie: Die einzelnen Feeds bleiben, wie sie sind, und werden zusätzlich in einem Kalender zusammengeführt. Jedes Erlebnis behält seinen Namen und bekommt auf Wunsch eine Farbe.

Schritt 1: Die iCal-Links aus bookingkit kopieren

Öffnen Sie in bookingkit Einstellungen und dort den Tab „Kalender Sync“. Dort steht die iCal-URL. Auf derselben Seite wählen Sie, welche Erlebnisse der Feed enthält, ob Termine ohne Teilnehmer mitkommen („Erlebnisse ohne Teilnehmer anzeigen“) und wie viele Monate zurück und voraus. Für einen Buchungskalender lassen Sie leere Termine weg; für einen Veranstaltungskalender auf der Website nehmen Sie sie mit, damit Besucher das ganze Programm sehen. Kopieren Sie einen Link je Erlebnis oder je Gruppe von Erlebnissen.

Schritt 2: Jeden Link als Quelle hinzufügen

Legen Sie in iCal Merge einen Kalender an, etwa „Alle Buchungen“, und fügen Sie über „Feed hinzufügen“ jeden bookingkit-Link als Quelle ein. Benennen Sie die Quelle nach dem Erlebnis. Der Name wird jedem Termin vorangestellt, aus „11:00“ wird „Öffentliche Führung: 11:00 (14 Teilnehmer)“, und die Farbe der Quelle färbt den Termin in der Vorschau und auf der Website. Kommt ein neues Erlebnis dazu, fügen Sie eine Quelle hinzu; der Abonnement-Link bleibt gleich.

Schritt 3: In Outlook, Google oder Apple abonnieren

Auf der Kalenderseite gibt es Schaltflächen für Outlook, Google Kalender und Apple Kalender sowie den Link zum Kopieren. In Outlook landet der Kalender unter Kalender öffnen → Aus dem Internet, in Google Kalender unter Weitere Kalender → + → Per URL. Einmal abonniert, holt die App neue Buchungen von selbst. Den Link bekommt das ganze Team; wer geht, verliert ihn, indem Sie den Link des Kalenders rotieren.

Zur Aktualität: iCal Merge liest die bookingkit-Feeds stündlich neu, mit Pro bis zu alle fünf Minuten. Wie oft Ihre Kalender-App dann nachsieht, bestimmt die App. bookingkit nennt für Google Kalender 12 bis 36 Stunden, Outlook und Apple fragen meist häufiger. iCal Merge zeigt auf der Kalenderseite, wann jede App zuletzt abgefragt hat, damit Sie nicht raten müssen.

Das Programm auf der Website zeigen

Legen Sie einen zweiten Kalender nur mit den öffentlichen Erlebnissen an, in bookingkit mit „Erlebnisse ohne Teilnehmer anzeigen“, damit auch noch nicht gebuchte Termine erscheinen. Unter „Auf einer Website einbetten“ bekommen Sie einen iframe-Code für WordPress, Wix, Jimdo oder jede andere Seite, mit Monats-, Wochen- oder Listenansicht und Ihrer Akzentfarbe. Schalten Sie Clean Feed ein, damit Teilnehmerdaten aus bookingkit nicht auf der Website landen. Ändert sich ein Termin in bookingkit, zeigt die Website ihn bei der nächsten Aktualisierung, ohne dass jemand die Seite anfasst.

Was es nicht tut

iCal Merge liest die bookingkit-Feeds und führt sie zusammen. Es nimmt keine Buchungen an, ändert keine Verfügbarkeiten und schreibt nichts nach bookingkit zurück. Buchen, stornieren und Kapazitäten pflegen bleibt in bookingkit; der Kalender zeigt das Ergebnis.