Crewmeister Abwesenheiten im Teamkalender: alle Urlaube in einem Kalender

Crewmeister kann Abwesenheiten in Apple Kalender, Google Kalender oder Outlook anzeigen. Der Haken: Der Link unter „Kalender abonnieren“ enthält nur die eigenen Urlaube. Wer als Teamleitung oder in der Einsatzplanung sehen will, wer wann fehlt, bekommt von Crewmeister keinen Kalender für das ganze Team. Diese Anleitung zeigt, wie Sie die Crewmeister Abwesenheiten aller Kolleginnen und Kollegen in einem Teamkalender zusammenführen, den Sie einmal abonnieren und der sich danach von selbst aktuell hält.

Sie brauchen dafür nichts zu installieren und keinen Zugriff auf die Crewmeister-Konten der anderen. Jede Person kopiert einmal ihren eigenen Link. Den Rest macht iCal Merge.

Warum ein Teamkalender fehlt

Die Kalenderintegration von Crewmeister ist pro Person gedacht. Jeder Beschäftigte abonniert seine genehmigten Abwesenheiten und offenen Anträge (Urlaub, Krankheit, Freizeitausgleich, Aus- und Weiterbildung, Sonstige Abwesenheit) im eigenen Kalender. Das funktioniert gut, bis eine Schichtleitung die Urlaube von zwölf Leuten nebeneinander sehen möchte. Dann heißt es: in Crewmeister nachschauen, oder zwölf Kalender einzeln abonnieren und in der App ständig ein- und ausblenden. Zusammengeführt sind es ein Kalender und ein Link, und jeder Eintrag trägt den Namen der Person voran.

Schritt 1: Jede Person kopiert ihren Crewmeister-Link

Im Browser klickt jede Kollegin und jeder Kollege oben rechts in der orangen Leiste auf das Profil-Symbol, scrollt zu „Kalender abonnieren“ und wählt dort „Link kopieren“. Nicht Apple, Google oder Outlook anklicken, das richtet nur das eigene Abonnement ein; gebraucht wird der nackte Link. In der App „Crewmeister Zeiterfassung“ sitzt das Profil-Symbol oben links, der Weg ist derselbe. Der Link beginnt mit https://api.crewmeister.com/ical/ und endet auf .ics. Jede Person schickt ihn einmal an die Person, die den Teamkalender pflegt, etwa per Chat oder E-Mail.

Der Link ist persönlich und nicht zu erraten. Wer ihn hat, sieht die Abwesenheiten dieser Person. Behandeln Sie ihn also wie ein Passwort und sammeln Sie ihn nur dort, wo auch der Dienstplan hängt.

Schritt 2: Einen Teamkalender anlegen, eine Quelle pro Person

Legen Sie in iCal Merge einen Kalender an, zum Beispiel „Urlaub Team Lager“, und fügen Sie über „Feed hinzufügen“ jeden Crewmeister-Link als eigene Quelle ein. Als Namen der Quelle nehmen Sie den Namen der Person. Dieser Name wird jedem Termin vorangestellt, aus „Urlaub“ wird „Anna M.: Urlaub“. Wer mag, gibt jeder Person eine Farbe, dann ist der Monat auch ohne Lesen zu überblicken.

Kommt jemand neu ins Team, fügen Sie eine Quelle hinzu. Geht jemand, löschen Sie sie. Der Abonnement-Link des Teamkalenders bleibt dabei gleich, niemand muss etwas neu einrichten.

Schritt 3: Den Teamkalender abonnieren

Auf der Seite des Kalenders finden Sie Schaltflächen für Apple Kalender, Google Kalender und Outlook sowie den Link zum Kopieren. Abonnieren Sie den Kalender einmal, danach holt sich Ihre Kalender-App die Änderungen von selbst. Den Link können Sie auch dem ganzen Team geben, dann sieht jede Person die Urlaube der anderen in der eigenen Kalender-App neben den eigenen Terminen.

Zwei Zeitfenster sollten Sie kennen. Crewmeister braucht laut eigener Hilfe bis zu 24 Stunden, bis ein neuer oder genehmigter Antrag im Kalender-Link steht. iCal Merge liest die Links stündlich neu (mit Pro bis zu alle fünf Minuten). Und Ihre Kalender-App fragt den Teamkalender nach ihrem eigenen Rhythmus ab; iCal Merge zeigt Ihnen auf der Kalenderseite, wann Google oder Apple zuletzt nachgesehen haben. Ein heute genehmigter Urlaub steht also spätestens morgen im Teamkalender, meist deutlich früher.

Krankheit nicht für alle sichtbar machen

Im Crewmeister-Link steht die Abwesenheitsart im Titel, also auch „Krankheit“. Für die Einsatzplanung reicht es zu wissen, dass jemand fehlt. Schalten Sie dafür bei jeder Quelle „Nur Beschäftigt“ ein und vergeben Sie als Beschriftung zum Beispiel „Abwesend“. Anfang und Ende bleiben erhalten, der Grund verschwindet. Das ist eine Pro-Funktion. Wer zwei Ansichten braucht, eine mit Gründen für die Teamleitung und eine ohne für alle, legt mit Pro zwei Kalender aus denselben Quellen an.

Was der Teamkalender nicht tut

Er ist eine Leseansicht. Anträge werden weiterhin in Crewmeister gestellt, genehmigt oder abgelehnt, und iCal Merge schreibt nichts zurück. Er ersetzt auch nicht den Dienstplan: Schichten stehen nicht im Kalender-Link, nur Abwesenheiten. Für eine Übersicht „wer fehlt wann“ ist das genau richtig, für die Schichtplanung bleibt Crewmeister der Ort.